Da viele Dokumente im Zeitalter des eBusiness die Unternehmen gar nicht mehr in Papierform erreichen oder zur Optimierung der Geschäftsprozesse in elektronische Dokumente umgesetzt werden, müssen natürlich aus Gründen der allgemeinen Rechts- und Revisionssicherheit der Geschäfte hinsichtlich der Speicherung, Prüfbarkeit und Aufbewahrungsdauer (auch bei der Abschaltung von alten Systemen) weitere Auflagen erfüllt werden.
Es gilt grundsätzlich zu beachten, dass nicht die Anschaffung jedweder Software, die mit der Erfüllung der gesetzlichen Auflagen beworben wird, ausreichend ist. Es gibt kein offizielles Zertifikat der Finanzbehörden, anderer betroffenen Ministerien oder einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, das allgemein oder automatisch für ein einzelnes Unternehmen gilt. Gültige Zertifikate sind stets auf eine individuelle Einsatzsituation der Dokumentenverwaltung Ihres Unternehmens bezogen.
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