Debitorenmanagement als Teil der Auftragsabwicklung

Jedes Unternehmen freut sich über abgewickelte Aufträge.

Damit diese erledigten Aufträge nicht zum Problem werden müssen die daraus resultierenden Außenstände eines Unternehmens immer einer besonderen Beobachtung unterliegen. Hapert es mit der Zahlungsmoral der Kunden, stellen offene Forderungen ein Risiko für das gesamte Unternehmen dar. Neben der eingeschränkten Liquidität entstehen durch Forderungsausfälle direkte Verluste.

Vor diesem Hintergrund ist ein aktives Debitorenmanagement unabdingbar, das über das Marktverhalten eines Kunden informiert und automatisch warnt, wenn sich das Zahlungsverhalten verschlechtert.

Die Vorteile eines erfolgreiches Debitorenmanagement bestehen in:

• erhöhter Liquidität durch schnelleren Forderungsumschlag
• weniger Forderungsausfälle
• klar strukturierte, weitestgehend automatisierte Prozesse  

Im Rahmen des Aufbaus oder der Reorganisation eine Auftragsabwicklung sind die folgenden Abläufe zu definieren:

• bei der Auftragsannahme sind alle relevanten Daten zum Kunden zu erfassen und zu verifizieren
• ein automatisierter Vorgang löst die Einholung von Zusatzinformationen bei Auskunfteien aus, um die Bonität zu überprüfen
• Ergebnis der Überprüfung ist ein Kreditlimit, in dessen Rahmen Warenlieferungen erfolgen können
• Dokumentation und Archivierung der Informationen und Ergebnisse
• Einführung eines aktiven Warnsystems mit Trendanalyse, um bei einer Verschlechterung der Zahlungsmoral eines Kunden  Hinweise zu erhalten
• Aufbau von effektivem Mahn- und Inkassoverfahren
• Unterstützung bei der Kommunikation mit den Kunden durch Auswertungen und grafische Analysen
• Unterstützung bei den Meldungen für eine ggf. vorhandene Warenkreditversicherung