Prozessorientiertes Dokumentenhandling

In einem Unternehmen werden tagtäglich Dokumente erstellt. Hierzu gehören individuelle Briefe, Standardbriefe, Mahnschreiben, E-Mails, Tabellen und Auswertungen etc. Diese Liste lässt sich beliebig erweitern.

Der Dokumentenprozess bedeutet:

• Erstellung aller Dokumente in den unterschiedlichen Applikationen ohne Änderung
• Senden und Archivierung über Schnittstelle zum System für das Dokumentenhandling
• Verarbeitung der Dokumente: konvertieren, archivieren, versenden
• Online-Zugriff auf alle Dokumente von allen Applikationen
• Protokollierung der Versendung
• Statistische Auswertungen und Monitoring

Der Dokumentenprozess dient der Vereinheitlichung und Vereinfachung der Kommunikation. Es werden alle Insellösungen, die sich mit Dokumentenmanagement beschäftigen beseitigt und das Unternehmen hat Investitionsschutz durch garantierte Flexibilität in Bezug auf steigende oder fallende Dokumentenvolumen.

Die Erfolge eines professionellen Dokumentenmanagements lassen sich schnell ermitteln:

• keine Umstellung bei den Anwendern
• Beseitigung von Insellösungen zur Dokumentenverwaltung
• Zentrales Archivsystem zur Speicherung von Dokumenten aller Art
• Zentraler Zugriff auf alle Dokumente von allen Applikationen
• Investitionsschutz durch zukunftsweisende Technologie
• Flexibilität – jedes Dokument kann mit allen Technologien verschickt werden
• Ersparnis von Versandkosten (Papier, Porto etc.)
• weniger Hardware (Drucker, Faxgeräte) an Arbeitsplätzen erforderlich
• unterstützt „corporate identity“