Automatische Verarbeitung eingehender Zahlungen

In jedem Unternehmen sind tagtäglich Zahlungseingänge zu verarbeiten.

Die Verarbeitung der eingehenden Zahlungen (Überweisungen, Schecks, Lastschriften, Wechsel etc. ) bedeutet:

• Erfassung und/oder Datenimport von Zahlungsdaten
• Zuordnung der Zahlung zu Sachkonten oder zu Debitorenkonten
• Buchung der Beträge auf Konten
• Behandlung von Spezialfällen wie nicht zuzuordnende Zahlungen, Abzügen, Überzahlungen, Abschlagszahlungen, Rückschecks und Rücklastschriften, Regulierungszahlungen etc.
• Erforderliche Anschreiben und deren Archivierung und Überwachung
• Archivierung der Zahlungsinformationen
• Statistische Auswertungen

Abhängig von vorhandenen Systemen bestehen enorme Einsparpotenziale:

• alle Zahlungsarten werden standardisiert und über eine Schnittstelle in das ERP System importiert
• automatische Verarbeitung, Zuordnung und Buchung von bis zu 90 % aller Zahlungen
• nur noch systemgestützte manuelle Nachbearbeitung von Sonderfällen
• parallele automatische Erstellung von Zahlungsbeleg-Archivdaten mit allen Informationen in lesbarer Form
• optional: manuelles scannen von papiergebundenen Zusatzinformationen in das Zahlungsbeleg-Archiv
• Online-Zugriff auf Zahlungsbelege, Buchungsinformationen und Schriftverkehr von allen Arbeitsplätzen
• automatisierter Schriftverkehr und Archivierung der Dokumente
• update von Statistiken über Zahlungsverhalten, Debitorenentwicklung und voraussichtlichem Liquiditätszufluss
  

Beispiel: Satzbeschreibung Kontoauszugsinformationen gemäß SWIFT MT940

Beispiel: Ablaufbeschreibung für eine Zahlungseingangsverarbeitung

Beispiel: Bildschirmdarstellung für ZE-Verarbeitung mit Dokumenten Viewer