Tipps und Tricks Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Access

Excel: Tabellenblätter in andere Mappen verschieben/kopieren

Word und Excel: alle geöffneten Dateien schließen

Word: die Funktionstaste F4

Office allgemein: Dialogfenster als Screenshots einfügen

Excel: Summen berechnen - schneller und einfacher

PowerPoint: Präsentationen mit Inhaltsverzeichnis

Access: in Autowert-Feldern den Anfangswert festlegen

Access: doppelte Datensätze löschen

Outlook: Nachrichten löschen - ohne Papierkorb

Excel: ausgeschnittene/kopierte Zellen zwischen vorhandene Zellen einfügen

Excel: Tabellenblätter in andere Mappe verschieben/kopieren

Anstatt den umständlichen Weg über den Befehl Blatt verschieben/kopieren zu wählen, gehen Sie wie folgt vor:

öffnen Sie die sowohl die Mappe, die das zu verschiebende Blatt enthält, als auch die Mappe, in die das Blatt verschoben werden soll. Lassen Sie sich beide Mappen gleichzeitig anzeigen (Menü Fenster - Anordnen - Unterteilt). Klicken Sie (linke Maustaste) auf den Registernamen des Blattes das Sie verschieben möchten und ziehen Sie, bei gedrückter Maustaste, das Blatt in die andere Mappe, an die Position, an der es eingefügt werden soll. Das war's. Wenn Sie bei der Aktion die Strg-Taste gedrückt halten wird das Blatt nicht verschoben sondern kopiert.

Word und Excel: Alle geöffneten Dateien schließen

Um alle geöffneten Dokumente oder Mappen gleichzeitig zu schließen, klicken Sie bei gedrückter Shift-Taste auf das Menü Datei. Statt des Befehls Schließen erscheint jetzt der Befehl Alles schließen.

Word: Funktionstaste F4

Die Funktionstaste F4 wiederholt in Word die zuletzt durchgeführte Aktion: Formatierung, Löschen oder Einfügen von Text oder Objekten. Vor allem bei Mehrfachformatierungen (Zeichen oder Absatz) über das
Menü Format erspart die Taste F4 das lästige Wiederholen aller Formatierungsschritte. Zum Teil auch in anderen Office-Anwendungen einzusetzen.

Office allgemein: Dialogfenster als Screenshot einfügen

Wenn Sie in einer Office-Anwendung ein Dialogfenster geöffnet haben und vom Bildschirm mit der Taste Druck einen Screenshot erzeugen, so wird beim Einfügen des Screenshots, z.B. in Word oder PowerPoint, der gesamte Bildschirminhalt als Grafik eingefügt. Wenn Sie tatsächlich nur das Dialogfenster als Grafik einfügen möchten, wählen Sie zum Erzeugen des Screenshots die Tastenkombination Alt und Druck. Beim Einfügen erscheint jetzt nur noch das Dialogfenster ohne den restlichen Bildschirm.

Excel: Summen berechnen in Excel - schneller und einfacher!

Wenn in Excel Zeilen- und Spaltensummen berechnet werden sollen, geht man häufig folgenden Weg:

man markiert eine Zelle in der eine Summe berechnet werden soll, klickt auf die Schaltfläche Autosumme und kopiert die Formel dann in die daneben- bzw. darunterliegenden Zellen. Das geht auch schneller und einfacher: markieren Sie alle Zellen, die für die Summenberechnung relevant sind, alle Zahlen und zusätzlich die Zeile und Spalte in der die Summen berechnet werden sollen. Im Beispiel unten den Bereich
von B3 bis E16.

Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Autosumme . Nun sind die Summen für alle Zeilen und Spalten berechnet. Das funktioniert auch mit den Versionen Excel 97 bis
Excel 2002.

PowerPoint: Präsentationen mit Inhaltsverzeichnis

Um in Präsentationen Inhaltsverzeichnisse zu erzeugen, lassen Sie sich die Foliensortierung anzeigen. Dort markieren Sie alle Folien (Strg + a). Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Übersichtsfolie . Vor der ersten Folie wird eine Inhaltsfolie (mit den Überschriften aller ausgewählten Folien) erzeugt.

Access: in AutoWert-Feldern den Anfangswert festlegen

Wenn Sie in einer Accesstabelle ein Feld vom Datentyp AutoWert erzeugen beginnt Access bei der Dateneingabe immer mit dem Wert 1. Sie können den Anfangswert allerdings auch selbst festzulegen.

Sie möchten z.B. eine Kundentabelle mit einem Feld KDNR erstellen. KDNR soll automatisch vergeben werden und mit dem Wert 1000 beginnen. Erzeugen Sie die Tabellenstruktur mit den benötigten Feldern. Das Feld KDNR legen Sie als AutoWert fest. Speichern Sie die Tabelle, geben aber noch keine Daten ein.

Erzeugen Sie eine zweite Tabelle die nur aus dem Feld KDNR besteht. Legen Sie als Felddatentyp Zahl mit der Feldgröße Long Integer fest. Speichern Sie diese Tabelle und geben als einzigen Datensatz die Zahl ein, die den Anfangswert in Ihrer Kundentabelle bilden soll. Im Datenbankfenster kopieren Sie diese Tabelle und fügen sie wieder ein. Als Einfügeoptionen geben Sie an: Daten an vorhandene Tabelle anfügen und zwar an Ihre Kundentabelle. In der Kundentabelle steht jetzt im ersten Datensatz im Feld KDNR die Zahl 1000. Mit jedem neuen Datensatz wird der Wert um 1 erhöht.

Access: doppelte Datensätze löschen

Sie stellen fest, daß sich in einer Tabelle doppelte Datensätze befinden. Diese doppelten Datensätze möchten Sie löschen. Das können Sie manuell vornehmen, was aber recht umständlich ist.

Schneller und sicherer ist folgende Variante:

Kopieren Sie von einer Tabelle die doppelte Datensätze enthält nur die Struktur (ohne Daten). Öffnen Sie die neue Tabelle im Entwurfsmodus, und markieren Sie die Felder, an deren Inhalten sich doppelte Datensätze eindeutig identifizieren lassen. In einer Kundentabelle z.B. reicht es nicht aus, nur das Feld "Name" auf doppelte Einträge zu prüfen. Wählen Sie eine Kombination aus mehreren Feldern, um eine eindeutige Identifikation zu ermöglichen. Definieren Sie die markierten Felder als kombinierten Primärschlüssel. Speichern Sie die Tabelle.

Kopieren Sie nun nochmals die Originaltabelle mit den doppelten Datensätzen. Fügen Sie diese Tabelle an die neue Tabelle an. Die doppelten Datensätze werden nicht angehängt. Meldung: "....und x Datensätze werden aufgrund von Schlüsselverletzungen nicht eingefügt". Nun haben Sie eine von doppelten Datensätzen bereinigte Tabelle. Die Originaltabelle (mit den doppelten Datensätzen) kann gelöscht werden, die Kopie benennen Sie um.

Outlook: Nachrichten löschen ohne Papierkorb

Wenn Sie in Outlook Nachrichten löschen, werden diese zunächst nur in den Papierkorb verschoben. Hier können die Nachrichten dann endgültig gelöscht werden. Wenn Sie eine Nachricht löschen möchten, ohne dass sie in den Papierkob verschoben wird, markieren Sie die Nachricht und wählen dann die Tastenkombination Shift und Entf.

Excel: Einfügen ausgeschnittener oder kopierter Zellen zwischen vorhandenen Zellen

Wenn Sie ausgeschnittene oder kopierte Zellen in einen Tabellenbereich einfügen, werden die in diesem Bereich vorhandenen Daten überschrieben. Um das zu verhindern fügen sie die Zellen nicht mit dem Befehl Einfügen ein, sondern mit der Tastenkombination Strg und + (Pluszeichen). Nun werden Sie in einem Dialogfenster gefragt, ob die vorhandenen Daten nach rechts oder nach unten verschoben werden sollen.