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Christian Wegener

23.11.2018

Lesezeit: 5 Minuten

Die digitale Poststelle – durch Digitalisierung im Büro zum elektronischen Office der Zukunft!

Die digitale Poststelle – durch Digitalisierung im Büro zum elektronischen Office der Zukunft!

Digitale Poststellen sind branchenübergreifend auf dem Vormarsch, zahlreiche Unternehmen lassen heute bereits die anfallende Post nur noch in elektronischer Weise zirkulieren. Allerdings hat die Digitalisierung im Büro noch einige Heraus­forderungen zu bestehen. Lesen Sie in diesem Artikel, was nach derzeitigem Stand der IT-Technik möglich ist und wie eine umfassende digitale Transformation im Office-Bereich in absehbarer Zeit realisiert werden kann.

Die digitale Poststelle stellt einen wichtigen Schritt auf dem Weg zum Büro der Zukunft dar, der Terminus bezeichnet sogenannte Mailroom-Lösungen, bei denen eingehende Schriftstücke in Papierform durch Einscannen digitalisiert, sodann klassifiziert und anschließend an die einzelnen Fachabteilungen verteilt werden. Exemplare nicht papiergebundener Korrespondenzformen, wie E-Mail, Fax oder EDI, werden nach Priorität, Betreff und Adressaten eingeordnet und automatisiert zugestellt.

Wichtig ist dabei, dass von entsprechenden Digitalisierungsschritten (z.B. Einscannen eingelagerter Briefe) nicht nur die Inbound-Post sowie im Unternehmen kursierender Schriftverkehr betroffen ist, sondern auch der schriftliche Output des Unternehmens eine Digitalisierungsquote von 100% aufweist. Ein weiteres Kriterium des digitalisierten Mailrooms ist in einem hohen Automatisierungsgrad hinsichtlich der Verteilung der Schriftstücke zu sehen, Anbieter wie Kofax bieten hier integrative Modell-Lösungen zur ganzheitlichen Automationsunterstützung derartiger Geschäftsprozesse.

Hinweis: In der Literatur werden mitunter Dokumenten-Management-Systeme auf digitaler Basis, welche über kein ganzheitliches Korrespondenz-Management Konzept einschließlich elektronischer Postausgangs-Routinen verfügen, sondern über eine zentrale Scanstelle lediglich die Posteingangsbearbeitung digitalisieren, ebenfalls als digitale Poststellen bezeichnet.

5 Gründe für die digitale Poststelle

Ein digitalisiertes Postmanagement führt zu einer massiven Zeit- und Kostenersparnis im Unternehmen und punktet bei Geschäftsführung, Mitarbeitern und Stakeholdern mit hoher Kundenzufriedenheit durch schnelle Reaktionszeiten, Umweltfreundlichkeit, sowie einer erhöhten Flexibilität und Effizienz des gesamten Work-Flows.

Laut einer Analyse des Consulting-Unternehmens Ephesoft geht die Volldigitalisierung einer firmeninternen Postumschlagstelle stets auch mit einer erhöhten Compliance hinsichtlich gesetzlicher und branchenspezifischer Bestimmungen einher, da einheitliche Management-Standards umgesetzt werden und der Umgang mit sensiblen Daten professionalisiert wird.

Umweltfreundlichkeit

Das Bestreben, unsere Umwelt zu schützen und zu bewahren, ist branchenunabhängig sowohl im Geschäftskunden- als auch im B2C-Endkundenbereich spürbar und spielt als Kriterium für Kaufentscheidungen zunehmend eine Rolle. Der Einsatz einer digitalen Poststelle stellt hier eine Möglichkeit dar, ohne hohen Kosten- und Zeitaufwand einen wichtigen Schritt hin zum Green Office zu machen und durch die papierfreie Arbeitsumgebung der Philosophie des digitalen Büros weitgehend zu entsprechen. Auch resultiert die wegfallende Entsorgungspflicht für alte Druckgeräte sowie Tonerkartuschen etc. in einer zusätzlichen Verringerung der Umweltbelastung.

Kosteneinsparungen

Das Empfangen, Aufbewahren und Verwalten papiergebundener Schriftstücke auf konventionelle Weise stellt eine zeit- und kostenaufwendige Tätigkeit dar, welche aus Gründen des Geschäftsganges zwar notwendig ist, allerdings werden Mitarbeiter auf diese Weise daran gehindert, wertschöpfungsintensiveren Tätigkeiten nachzugehen. Auch nimmt der Platzbedarf herkömmlicher Schriftstücke kostbare Büroflächen in Anspruch, weshalb derartige Archivierungsmethoden als ineffizient und kostentreibend einzustufen sind. Hier kann die Implementierung eines digitalen Mailrooms eine wesentliche Verbesserung der Situation bewirken.

In einer digitalen Poststelle sind sämtliche Dateien auf Webservern gespeichert und sofort auffindbar, E-Mails und andere elektronische Schriftstücke können mit einer OCR-Texterkennungssoftware auf Knopfdruck gelesen, bearbeitet und automationsunterstützt versendet werden.

Schnelle Reaktionszeiten durch die digitale Poststelle

Während papiergebundene Schriftstücke manuell gesucht, aus Ordner oder Archiv entnommen und beim Versand mit Briefmarken versehen werden müssen, sind elektronische Dokumente in Sekundenschnelle auffindbar und können per Mausklick gelesen, bearbeitet und an beliebig viele Adressaten versendet werden.

Dies beschleunigt die Reaktionszeit innerhalb des gesamten Workflows erheblich, wobei dieser Effekt durch den Umstand verstärkt wird, dass Angestellte des Unternehmens (z.B. Außendienstmitarbeiter) im Regelfall auch von unterwegs auf ihre elektronische Post zugreifen können. Eine derartige Entwicklung erhöht die Zufriedenheit von Kunden, Geschäftsführung und Mitarbeitern und ermöglicht einen unkomplizierten Daten- und Informationsaustausch zwischen unterschiedlichen Abteilungen und externen Stellen (z.B. Steuerberater).

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Sicherheit & Tracking

Der Weg, den die elektronische Post im Unternehmen nimmt, kann vom Einlaufen in den Mailroom (Einscannen) bis zur Zustellung exakt nachvollzogen werden. Hat das Dokument seinen Bestimmungsort erreicht, wird dessen ID im digitalen Cloud-Speicher des Postsystems für den Fall einer Neuanforderung evident gehalten.

Die Identifikation von Schriftstücken erfolgt über Barcode-Etiketten und Mail-Kennungen, mittels sogenannter Bereichszuweisungen kann einem Empfänger ein bestimmter Abschnitt in der digitalen Poststellen-Abteilung zugeordnet werden, was das Nachverfolgen von Versandaktivitäten erleichtert. Durch lückenloses Tracking ist sichergestellt, dass eine Postsendung niemals verloren geht, auch würde ein unbefugter Zugriff rasch entdeckt werden.

Elementar ist ferner ein leistungsfähiges Berechtigungs-System, welches sicherstellt, dass nur autorisierte Personen Zutritt zur Tracking-Stelle sowie zu anderen sensiblen Bereichen einer digitalen Poststelle erhalten. Auf Security-Lösungen spezialisierte Unternehmen wie Datasec bieten hier leistungsstarke Zutrittskontroll-Portale auf hohem Sicherheits-Level. Schlussendlich ist bei Vorliegen entsprechender Sicherheitskonzepte die Gefahr von Verlust, Missbrauch und Beschädigung von elektronischen Dokumenten gegenüber der konventionellen Korrespondenzverwaltung wesentlich geringer.

Flexibilität

Herkömmliche Versandstrukturen benötigen einiges an Zeit, um postalisch eingehende Informationen zu verarbeiten. Ein digitaler Mailroom ermöglicht hingegen eine rasche Bearbeitung der Geschäftskorrespondenz, indem eingehende Schriftstücke nach dem Einscannen automatisch nach Priorität, Gegenstand der Mitteilung sowie voraussichtlichen Adressaten klassifiziert und über Automationsroutinen ihrem Bestimmungsort zugeführt werden.

Dadurch können Mitarbeiter dort eingesetzt werden, wo man sie benötigt, auch erhalten diese mehr Zeit für ihre Kerntätigkeiten sowie für die Bearbeitung dringender Kundenwünsche. Auf diese Weise kann die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teams auch auf interdisziplinärer Ebene nachhaltig flexibel gestaltet werden.

Fazit

Die digitale Poststelle stellt ein wichtiges Element auf dem Weg dar, digitale Transformationsprozesse in die Praxis umzusetzen. Dabei liegen die Vorzüge derartiger Konzepte in einer Reduktion des Zeitaufwandes, auch werden substanzielle Kosteneinsparungen im Verwaltungsbereich generiert. Hohe Ökologieverträglichkeit durch Einsparung von Druckpapier & Tonerkartuschen, schnelle Reaktionszeiten sowie eine erhöhte Flexibilität und Effektivität des gesamten Systems sind als weitere Pluspunkte zu nennen. Durch systematisches Tracking ist der Weg jeder Postsendung lückenlos nachvollziehbar, unbefugter Zugriff kann weitgehend ausgeschlossen werden.

Da die Implementierung einer digitalen Poststelle einen wesentlichen Teil der Hinwendung zum Büro der Zukunft darstellt, sollten im Office-Bereich unzureichend digitalisierte Unternehmen einen raschen Upgrade in Sachen Digitalisierung anstreben, um Wettbewerbsnachteile am Markt durch hohe Verwaltungskosten und mangelnde Flexibilität zu vermeiden. Ist nun die Entscheidung für die digitale Transformation der Unternehmenskorrespondenz gefallen, sollte der diesbezüglich erforderliche Automatisierungs- und Adaptionsbedarf realistisch kalkuliert und das Umstiegs-Szenario gewissenhaft geplant werden.

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