Frutania GmbH im Überblick
Branche: Lebensmittel Großhandel
Sitz: Grafschaft-Ringen, Rheinland-Pfalz
Die Frutania GmbH wird seit über 5 Jahren durch BITinfo betreut und ist ein Großhändler für landwirtschaftliche Erzeugnisse. Das Unternehmen aus Rheinland-Pfalz fungiert als Bindeglied zwischen dem Einzelhandel und den Produzenten von Obst und Gemüse. Frutania ist dabei unter anderem für den konzeptionellen Verkauf der Ware, die Sicherung der Transparenz in der Produktion sowie im Vertrieb und die europaweite Warendistribution zuständig.
In der Lebensmittelbranche ist eine schnelle Reaktionszeit gefragt, vor allem bei schnell verderblichen Gütern wie Obst und Gemüse.
Nach der ersten Bestandsanalyse waren zwei IT Baustellen klar zu erkennen:
Fazit: Unsere Basisanalyse zur Klärung der Rahmenbedingungen, kam zu dem Ergebnis, dass durch das elektronische Archivieren von Dokumenten und Nachrichten die Arbeitsprozesse von Frutania effektiver gestaltet werden können.
Die genannten Probleme sollen mit der Optimierung der IT Infrastruktur und der Einführung eines Digitalen Dokumentenmanagement Systems eliminiert werden. Im ersten Schritt wird die Infrastruktur also auf den neuesten Stand gebracht, Redundanzen entfernt und neue Sicherheitsstandards erstellt.
Zunächst wird durch die Optimierung der Infrastruktur eine Grundlage für ein automatisiertes Dokumentenmanagement System gelegt. Veraltete Netzwerkstrukturen können nur schwer mit den steigenden Anforderungen der Digitalisierung mithalten.
Im Lebensmittelgroßhandel müssen Prozesse schnell und effizient ablaufen. Um das Dokumenten Management schlanker zu gestalten, wird eine gesetzeskonformes, digitales Management System implementiert.
Alle eingehenden Dokumente werden nun digitalisiert und auch archiviert. Darüber hinaus werden sämtliche von der Branchensoftware „Fruit“ erzeugten Belege automatisiert an das DMS übergeben und mit Indexierungsdaten versehen. Dies bildet den Grundstein für die Maßnahmen zur Prozessoptimierung. Eingehende Belege werden automatisch klassifiziert, benötigte Daten extrahiert und sowohl an das Archiv, als auch an die Branchensoftware und die Buchhaltungssoftware übergeben.
Frutania kann so ein rasant wachsendes Geschäft abwickeln ohne das Personal gleichermaßen aufstocken zu müssen. Unsere Maßnahmen ermöglichen äußerst schnell sehr aussagekräftige Informationen und Zahlen zu liefern, die Frutania bei Verhandlungen mit Erzeugern und Kunden helfen. So wird das Unternehmen der wachsenden Anforderungen des Marktes gerecht und kann schnell auf die eingehenden Anfragen eingehen.
Einsparung von Kosten
Schnellere Reaktionszeiten
Minimierung von Fehlerquellen
In Zeiten in denen der Klimawandel eine wachsende Rolle spielt, muss sich auch der Lebensmittelgroßhandel anpassen. Lebensmittelverschwendung und optimale Nutzung der Ressourcen sind essentielle und präsente Themen.
Der Verkauf von manchen, oft schnell verderblichen Obst- und Gemüsesorten hängt stark von externen Faktoren ab. Oftmals landen am Ende des Tages große Mengen im Müll wenn sie nicht verkauft werden.
Die Herausforderung ist, den tatsächlichen Bedarf an frischem Obst und Gemüse am Markt zufriedenzustellen, ohne dabei unnötige Lebensmittel verderben zu lassen. Zusammen mit BITinfo arbeitet Frutania daran, diesen Prozess zu optimieren. Die Informationen vom Einzelhandel werden so verarbeitet, dass möglichst genau vorhergesagt werden kann, welche Menge an Obst oder Gemüse benötigt wird. Dieses Wissen wiederum wird an die Produzenten weitergeleitet. Informationen werden quasi in Echtzeit weitergegeben und alle Seiten können dementsprechend reagieren.
So können sich z.B. Produzenten flexibel an den tatsächlichen Bedarf von Obst und Gemüse im Einzelhandel anpassen. Es werden genau die Mengen geliefert die auch verkauft werden können.
“BITinfo hat uns dabei geholfen unsere IT auf den neuesten Stand zu bringen. Dank der Digitalen Dokumentenverwaltung können wir nun schnellstmöglich auf die Anfragen unserer Kunden, Lieferanten und Produzenten reagieren. Mit BITinfo als treuem Partner an unserer Seite, sehen wir uns den Herausforderungen der Zukunft gewachsen.”
Andre Moog, Frutania GmbH
Durchschnittliche Dauer der Klassifizierung (und ggf. Digitalisierung) eines Dokuments.
Wie viele Ihrer Mitarbeiter klassifizieren (und ggf. digitalisieren bereits) eingehende Dokumente?
Wie viele Dokumente digitalisiert u. klassifiziert im Schnitt einer dieser Mitarbeiter?