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Innovative Digitalisierung:
Die Digitale Poststelle

Was ist eine Digitale Poststelle?

Eine Digitale Poststelle ist im Unternehmen die zentrale Einrichtung zur Verwaltung von sämtlichen eingehenden Daten und Dokumenten und ein Beispiel für die Digitalisierung im Büro. E-Mails, Verträge, Bestellungen, Briefe und Rechnungen werden automatisiert verarbeitet und ohne einen einzigen Klick zum richtigen Empfänger geleitet.

Die Digitale Poststelle verbessert die Abwicklung an der zentralen Poststelle und orientiert sich dabei am Kundenverhalten. Da vermehrt etablierte und neue Kommunikationswege gleichermaßen zum Einsatz kommen, entstehen Anforderungen den verschiedenen Dokumententypen gerecht zu werden. Mit Hilfe der Digitalen Poststelle können digitale und analoge Dokumente gleichermaßen verarbeitet werden. Dadurch sind wichtige Unterlagen schneller erreichbar und das Unternehmen kann viele Vorteile der Digital Transformation für sich nutzen.

Die Digitale Poststelle fungiert einerseits als Stelle zur Postverteilung innerhalb der Organisation und andererseits als Scanstelle. Denn sämtliche nicht-digitale Post wird gescannt und für die Datenverarbeitung aufbereitet. Zwischen dem Posteingang und der Postverteilung verrichtet die Digitale Poststelle die Hauptarbeit, die ihr vorher über Trainings und Machine Learnings beigebracht wurde. Mit den antrainierten Analysetools kann die Digitale Poststelle ermitteln, um welche Dokumentenklasse es sich handelt oder welche relevante Inhalte oder Merkmale das Dokument hat. Anhand dieser Kriterien kann die Maschine dann berechnen, welche Empfänger in Frage kommen und leitet die Post entsprechend des Vorwissens weiter.

Die Digitalen Poststelle ist ein wichtiger Baustein für das Büro der Zukunft. Eine Einführung der Digitalen Poststelle führt zu Zeitersparnis, Verbesserung der Qualitätskontrolle und der Transparenz sowie zu einer Strukturierung der Workflows.

Das Konzept der Digitalen Poststelle

Mit dem Begriff Digitale Poststelle lassen sich viele Aufgaben, Werkzeuge und Prozesse zusammenfassen, die bei der Postverarbeitung anfallen. Eine verbindliche Definition um was es sich bei der Digitalen Poststelle handelt ist jedoch noch nicht vorhanden. Einige verstehen unter dem Begriff eine Poststelle, wo die Post lediglich digitalisiert und verteilt wird.

Beim Konzept der Digitalen Poststelle wird dieser Aspekt allerdings um die Funktion von Content Management Systemen erweitert. Demnach umfasst die Funktionen der Digitalen Poststelle viele Elemente. Dazu zählen unter anderem Scan, Verschlagwortung, Klassifikation, Validierung und Übergabe aus verschiedenen Quellen in unterschiedliche Zielsysteme. In der Digitalen Poststelle werden sämtliche Dokumente verwaltet. Bei Dokumentenquellen kann es sich um Scans, Faxe, Ausgangsdokumente von Drittsystemen, PC-Daten, E-Mails, Datenbanken oder sonstige strukturierte Nachrichten und Datensätze handeln – sogar Audio- oder Videomaterial könnte von einer Digitalen Poststelle verarbeitet werden.

Es bietet dem Unternehmen diverse Vorteile, wenn alle eingehenden Dokumente an einem Ort verwaltet werden. Die Digitale Poststelle ist als Catch-All-Lösung konzipiert und kann dadurch gewährleisten, dass sämtliche Post gleichermaßen beachtet, analysiert und verteilt wird. Damit die Digitale Poststelle funktioniert, müssten alle Dokumente mit ihr verarbeitet werden. Wenn dies nicht gewährleistet ist, entstehen Lücken in der Verteilung und wichtige Post erreicht vielleicht nie den richtigen Empfänger.

Das bedeutet natürlich nicht, dass ab sofort alle nicht-digitalen Dokumente aus dem Büroalltag verschwinden. Aber um die Vorteile der Digitalisierung im Büro zu nutzen, ist es wichtig zentrale Funktionsweisen vom Digitalen Posteingang zu übernehmen. Wenn ein wichtiges Dokument auf dem üblichen Postweg eingegangen ist, liegt es nach der Abwicklung in der Digitalen Poststelle sauber getaggt und in digitaler Form beim entsprechenden Empfänger und später im Archiv. Aber natürlich kann auch die nicht-digitale Form des Briefes weitergereicht und genutzt werden. Allerdings werden in der Digitalen Poststelle idealerweise sämtliche Dokumente gescannt und digitalisiert.

Wie die Abläufe und Prozesse nach der Implementierung einer Digitalen Poststelle aussehen, ist je nach Organisation unterschiedlich. Allgemein lassen sich die Abläufe der Digitalen Poststelle in drei Etappen auffassen: Posteingang aus Quellsystemen, Verarbeitung anhand von Captureprozessen und schließlich die Vergabe an die Zielsysteme.

In der ersten Etappe geht es um die Sammlung und Zusammenführung der unterschiedlichen Dokumente. Diese kommen aus unterschiedlichsten Quellen und können je nach Unternehmen anders ausgestaltet sein. Es existiert eine große Menge an möglichen Quell-Systemen mit jeweils unterschiedlichen Formaten, Informationen und Daten. Mögliche Quellen sind vor allem PC-Daten, wie E-Mails und Filesysteme, oder nicht-digitale Dokumente, die gescannt werden müssen. Je nach Setup müssen die Mitarbeiter zur Verarbeitung von nicht-digitalen Dokumenten verschiedene Aufgaben erledigen und zum Beispiel Scanner bedienen oder die Funktionsweise der Dateneingangssysteme überprüfen.

Diese Etappe der Digitalisierung des Büros stellt eine große Herausforderung für das Unternehmen dar. Beim Scannen muss frühzeitig über verschiedene fachliche Kriterien entschieden werden, damit Lagerung und Weiterverarbeitung korrekt ablaufen. Dieser Arbeitsschritt ist relativ mühselig, kostenintensiv und fehlerträchtig. Bei der Digitalen Poststelle können viele Entscheidungen über Dokumentenklassen- und Formate, Prioritäten und Verarbeitungsschritte schneller und automatisiert getroffen werden.

In der zweiten Etappe geschieht die eigentliche Verwaltungsarbeit mit den zuvor gesammelten Dokumenten. Mit Hilfe der Künstliche Intelligenz und den zuvor erlernten Kriterien erledigt die Digitale Poststelle hier ihre zwei Hauptaufgaben: Klassifizierung und Datenermittlung.

Ein erster Prozessschritt bei der Dokumentenerkennung ist die Texterkennung. Die Maschine liest dabei den Volltext und erkennt Schlagworte, Formularfeldinhalte oder anderweitig abgegrenzte Textfelder. Diese Methode kommt beispielsweise im Versicherungswesen bei der Dunkelverarbeitung von Anträgen zum Einsatz. Nachdem Erkennen des Textinhalts erfolgt die Klassifikation anhand von Dokumentenklassen, wie beispielsweise Vertrag, Bestellung oder Rechnung. Die Digitale Poststelle kann in diesem Prozessschritt die Geschäftsart ermitteln und die Akteneinordnung vornehmen, wenn entsprechende Vorarbeit geleistet wurde und die Strukturen bereitstehen.

Eine Trennung der beiden Funktionen ist sinnvoll, denn nicht in jedem Setup wird Klassifizierung und Datenermittlung benötigt. Wenn in einem Unternehmen beispielsweise nur Rechnungen durch die Digitale Poststelle geschleust werden, ist keine Dokumentenklassifikation notwendig. Dann ist eine Datenermittlung mittels Texterkennung ausreichend und es werden lediglich Elemente wie Bestellnummer oder Debitor erfasst.

Im dritten Prozessschritt erfolgt die Zuordnung anhand von Schlüsselbegriffen, um die Zuständigkeit und die Dringlichkeit zu ermitteln und das Dokument weiterzuleiten. Abschließend werden Daten für die Weiterverarbeitung ausgelesen und erfasst, damit sie archiviert werden können. Die Qualität der Vorgaben

Vorteile der Digitalen Poststelle

Kosteneinsparung

Hinsichtlich der Kosteneinsparung unterscheiden sich die Einsparpotenziale je nach Art des Unternehmens. Ein großes Einsparpotenzial liegt in der automatischen Verarbeitung der Dokumente, welcher theoretisch einen Mitarbeitereinsatz an dieser Stelle überflüssig macht. Weiterhin können mittels digitaler Poststelle Lagerungskosten eingespart werden und die Sendungsströme konsolidiert und verbessert werden. Die traditionellen Modelle in der Organisation sollten hinterfragt werden, da diese oft ineffizient oder zu behäbig sind. Hier können verborgene Kosten entstanden sein, die mit einer Digitalen Poststelle nicht mehr anfallen.

Mehr Effizienz

Die Effizienzsteigerung durch die Digitale Poststelle entsteht vor allem durch die Automatisierung einiger Prozessschritte. Das bedeutet eine automatische und schnelle Verarbeitung der Post, die dann ebenfalls schneller beim Empfänger landet. Dadurch können Bestellungen effizienter bearbeitet und verteilt werden.

Mehr Flexibilität

Weiterhin verspricht diese Lösung den Mitarbeitern eine höhere Flexibilität im Umgang mit den Dokumenten. Diese können in digitaler Form jederzeit und allerorts abgerufen werden und erlauben einen flexiblen Umgang. Außerdem erfolgt der Zugriff schneller und aus Sicht des Mitarbeiters dezentral. Das führt insgesamt zu einer Verbesserung der Reaktionszeit.

Verbesserte Reaktionszeit

Allerdings profitieren nicht nur das Unternehmen und die Mitarbeiter von einer Digitalen Poststelle. Die Kunden haben ebenfalls einen großen Nutzen, wenn die Kommunikation im Unternehmen in geregelten und nachvollziehbaren Bahnen abläuft. So entstehen kürzere Wartezeiten und eine fachgerechte Bearbeitung der Dokumente, weil diese direkt beim entsprechenden Fachkollegen landen. Außerdem kann dadurch schneller auf die Kundenwünsche reagiert werden und es wird sicher gegangen, dass keine wichtige Post mehr verloren geht.

Umweltfreundlicher

Die Vorteile für die Umwelt zeigen sich an mehreren Stellen. Die Digitale Poststelle ist unter anderem umweltfreundlicher, weil sie weniger Papier benötigt. Dadurch können Baumbestände erhalten bleiben, was außerdem fürs Klima Vorteile bringt. Die Papiere müssen nicht nur innerhalb des Unternehmens, sondern auch zwischen den Unternehmen transportiert werden. Durch die Digitale Poststelle wird der Fernverkehr minimiert und die Umwelt weniger mit Schadstoffen belastet. Außerdem werden durch die Digitale Poststelle zukünftig weniger Lager- und Büroflächen für Archivierung und tägliche Prozesse benötigt. Durch die Einsparungen von weiteren Flächenversiegelungen können bestehende natürliche Grünflächen erhalten bleiben und die Umwelt bleibt erhalten.

Übersichtlichere Prozesse

Mit der Einführung der Digitalen Poststelle wird im Unternehmen außerdem eine übersichtlichere Prozessstruktur etabliert, weil im Vorfeld der Einführungen alle Postströme genau beleuchtet und eingeordnet werden. Damit wird im Unternehmen ebenfalls eine Evaluierung der Kommunikationswege und deren Qualitätssicherung oder -verbesserung erreicht. In einer gut implementierten und trainierten Digitalen Poststelle entsteht nicht nur eine Ordnung in den Prozessstrukturen, sondern auch eine Effizienzsteigerung der Inhouse-Kommunikation.

Es gibt viele Vorteile für die Organisation, die mit der Einrichtung einer Digitalen Poststelle entstehen. Inwieweit die Lösung die alten Strukturen ersetzt, ergänzt oder optimiert liegt am individuellen Setup des Unternehmens. In jedem Fall keine eine sachgerecht konfigurierte und trainierte Digitale Poststelle dabei behilflich sein, die Workflows effizienter zu gestalten, Kosten einzusparen und Mitarbeiter Potenziale auszuschöpfen.

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