Über 25 Jahre Erfahrung Zuverlässig fair und berechenbar Sicher in die digitale Zukunft
BitInfo logo

Rufen Sie uns kostenlos an

0800 - 248 46 36
JETZT BERATEN LASSEN

Digitalisierung

Vorteile und Risiken digitalisierter Geschäftsprozesse

Was ist Digitalisierung?

Längst haben die E-Mail und andere Formen der Kommunikation auch in der Geschäftswelt den klassischen Brief abgelöst. So werden bereits heute automatisch Kundenanfragen beantwortet, ohne dass der Kunde merkt, dass hier eine "Maschine" schreibt. Künstliche Intelligenz interpretiert inhaltlich eingehende E-Mails und ordnet diese in den relevanten Geschäftskontext. Danach wird vollautomatisch eine passgenaue Beantwortung der E-Mail auf Basis von vergleichbaren Vorgängen durchgeführt.

Dieser umfassende Veränderungsprozess, der inzwischen fast alle Lebensbereiche beeinflusst, wird auch als digitale Transformation bezeichnet.

Digitalisierung Definition

Digitalisierung bezeichnet die verstärkte Nutzung digitaler Geräte für Privat- und Geschäftstätigkeiten. Computer und andere Träger von digitaler Technik speichern Informationen und verarbeiten sie – in weit größerer Kapazität und Geschwindigkeit, als das für Menschen möglich ist.

Doch das ist längst nicht alles:

Digitalisierung umfasst ebenso den Wandel von Prozessen. Was bisher in der physischen Welt oder analog zu erledigen war, häufig mit Stift und Papier, findet zunehmend in digitalen Prozessen statt.

Zahlen und Fakten zur Digitalisierung

27

Prozent der Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft sind bereits hoch digitalisiert (2016)

1,4

Milliarden Euro Umsatz haben Unternehmen in Deutschland 2015 mit Big-Data-Lösungen erzielt

3,1

Milliarden Euro wurden 2015 von Wirtschaft und Privatpersonen in Start-ups investiert

51

Prozent der Unternehmen in Deutschland waren schon Opfer von Cyberkriminalität

Quelle: www.bmwi.de

Chancen und Risiken der Digitalisierung /
Papierloses Büro für Unternehmen

Es wird zunehmend schwieriger, sich den Anforderungen der Digitalisierung zu entziehen. Alle Branchen werden inzwischen von den Umwälzungen der digitalen Transformation erfasst; nur in wenigen Nischen hat die Digitalisierung noch nicht Fuß gefasst.

Während sich etliche Unternehmen für die Digitalisierung bereits gut gerüstet fühlen, bestehen vielerorts noch Zweifel: Schaffen wir das?

Besonders kleine, oft inhabergeführte Unternehmen fürchten um ihre Existenz. Jedes fünfte Unternehmen mit unter 50 Mitarbeitern glaubt, dass die Risiken der Digitalisierung ihre Chancen überwiegen.

Die Großen sind gelassener. Sie vertrauen zu 93 Prozent auf Ihre Zukunft. Bereits über die Hälfte der Unternehmen (55 Prozent) haben ihr Geschäftsmodell an die neuen Anforderungen angepasst. Mittels Change Management versuchen die Unternehmer, alle Prozesse an die digitalen Erfordernisse anzupassen – und ihre Mitarbeiter für die neuen Digitalprozesse ins Boot zu holen.

Über ein Viertel (27 Prozent) der befragten deutschen Unternehmen verfügt allerdings über keinerlei Digitalstrategie.

Wenn auch (noch) nicht jedes Produkt im Sinne der Industrie 4.0 digitalisiert wird, betrifft eine Entwicklung der Digitalisierung bereits heute alle Unternehmen: Kommunikation, Archivierung und andere Organisationsbereiche werden vielerorts nicht mehr auf Papier abgewickelt, denn Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten kommunizieren und arbeiten zunehmend digital.

Doch welche Chancen und Risiken hält diese digitale Transformation der Organisation und Kommunikation bereit? Wovon können Unternehmen profitieren, was müssen sie fürchten?

Für ein digitalisiertes Büro sprechen etliche Vorteile:

Was also spricht gegen eine Umsetzung? Welche Risiken bestehen?

Hier geht es nicht nur um die Einrichtung digitaler Lösungen, auch eine Anpassung der Arbeitsprozesse steht an. Die Mitarbeiter müssen den Umgang mit der Software erlernen – und ebenso wie auf Kundenseite ist vermutlich nicht jeder Mitarbeiter digital-affin.

Die Umstellung allein ist freilich nicht das einzige Hindernis.

Während Papier jederzeit ohne technische Hilfsmittel zur Verfügung steht, ist das digitale Unternehmen von externen Einflussfaktoren abhängig: Wie abhängig sind die Arbeitsprozesse von einem schnellen und stabilen Internetzugang? Was passiert, wenn das Netz ausfällt, bei einem Stromausfall oder gar bei einem Crash des Systems?

Diese Faktoren sollten vor einer Entscheidung unbedingt gründlich bedacht werden. Dabei ist allerdings fraglich, inwieweit Unternehmen sich langfristig der Digitalisierung entziehen können.

Auswirkungen der Digitalisierung auf die
Arbeitswelt / Digitalisierung Unternehmen Beispiele

Für einen Kunden aus der Lebensmittelbranche implementierten wir ein automatisiertes Dokumenten-Management-System inklusive Lösungen zur gesetzlich vorgeschriebenen Archivierung.

Bereits mit einer Basisanalyse im Umfang eines Personentages stellten wir fest: Eine digitale Lösung für Kommunikation und Archivierung kann die Effizienz der Arbeitsprozesse bei dem untersuchten Kundenunternehmen maßgeblich verbessern. Gesagt, getan:

Mit der Implementierung des Systems werden eingehende Nachrichten ebenso wie automatisiert erstellte Belege der Branchensoftware digital erfasst, klassifiziert und archiviert.

Dadurch werden die Prozesse wesentlich optimiert: Die relevanten Daten werden bereits in diesem Schritt extrahiert und mit Index-Daten versehen. Diese Informationen werden unmittelbar in die Archivierung übermittelt und sowohl in die Branchen- als auch in die Buchhaltungssoftware überspielt.

Mit konstantem Personalaufwand konnten so Reaktionszeiten, Fehlerquoten und Kosten reduziert werden: Die Effizienz und der Umfang der Prozesse stiegen erheblich.

Zudem verfügte der Kunde über eine umfangreiche, zugängliche und aussagekräftige Datenbasis für künftige Verhandlungen mit Lieferanten und Abnehmern.

Was wäre, wenn Sie 10mal so schnell auf Bestellungen reagieren könnten?

Zur Case Study
Zur Case Study

Wichtige Fragen

Welche Auswirkungen hat die Digitalisierung auf Unternehmenspolitik, Geschäftsmodell und Corporate Identity?

Die Digitalisierung erfasst derzeit nahezu alle Branchen. Dadurch werden Arbeitsprozesse, Organisationskonzepte und ganze Geschäftsmodelle umgewälzt. Mit einer einfachen IT-Umstellung ist die Arbeit in den seltensten Fällen getan, da etliche Bereiche durch die Digitalisierung beeinflusst werden können.

Wir betrachten mit Ihnen, inwiefern Ihr Unternehmen von der Digitalisierung profitieren kann und wie Sie das Bestmögliche aus notwendigen Veränderungen herausholen können. Dabei nehmen wir auch bestehende Risiken in den Blick und helfen Ihnen, die Transformation erfolgreich zu bewältigen.

Wie können wir Mitarbeiter vorbereiten und ihre Bedenken ernst nehmen?

Dass die Mitarbeiter die digitale Transformation mittragen, ist eine wesentliche Voraussetzung für ihren Erfolg. Leider bestehen hier oft Sorgen und Vorbehalte: Viele Mitarbeiter befürchten, von den Veränderungen abgehängt zu werden.

Daher ist es extrem wichtig, die Chancen und Risiken der digitalen Transformation offen darzulegen und die Bedenken Ihrer Mitarbeiter ernst zu nehmen. Adressieren Sie die bestehenden Bedenken offen und zeigen Sie die Vorteile der digitalen Transformation für die Mitarbeiter auf, so dass diese die Veränderung aktiv vorantreiben.

Mit gezielten Seminaren können Sie die benötigten Voraussetzungen für Veränderungen schaffen, von denen Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter profitieren.

Wie können wir Mitarbeiter und Führungskräfte angemessen schulen und in die Transformation einbeziehen?

Ein Verständnis der Digitalisierung und der veränderten Arbeitsprozesse ist die Voraussetzung dafür, dass Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte anstehende Veränderungen mittragen.

Wir bieten Ihnen ein umfangreiches Seminarprogramm und Schulungen zu verschiedenen IT-Programmen. Dort erlernen Ihre Mitarbeiter alle benötigten Kenntnissen und Fertigkeiten.

Sie bevorzugen firmeninterne Seminare mit individuellen Inhalten? Kein Problem: Wir holen Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte dort ab, wo sie stehen und schulen Sie im Verständnis der digitalen Transformation ebenso wie in den von Ihnen gewünschten Inhalten.

Was ist ein Papierloses Büro?

Das Papierlose Büro verhindert Zettelsammlungen, unauffindbare Akten und Papierberge auf dem Schreibtisch. Mithilfe der Digitalisierung können Dokumente und Nachrichten einfach, zuverlässig und schnell abgerufen und bearbeitet werden.

Papierloses Büro Definition

Das papierlose Büro löst Kommunikation, Organisation und Ablage mittels digitaler Lösungen. Verstaubte Ordner und Archive gehören der Vergangenheit an. An ihre Stelle treten elektronische Systeme zum Dokumenten-Management und Formularmanagement.

Digital gespeicherte Informationen brauchen weniger Platz, sind umweltfreundlicher und schneller zugänglich. Wichtige Dokumente finden Sie im papierlosen Büro mit wenigen Klicks.

Das papierlose Büro spart nicht nur wesentliche Kosten, etwa für Material und Archivräume, sondern auch die wertvolle Zeit Ihrer Mitarbeiter.

Digitale Poststelle

Behalten Sie den Überblick über alle Nachrichten

Unternehmen erhalten heutzutage permanent Nachrichten, Dokumente und Informationen aus zahlreichen verschiedenen Quellen.

Ob strukturierte Dokumente wie Formulare oder unstrukturierte Nachrichten via Social Media: Hier den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass jede Nachricht die richtige Person erreicht, unmittelbar beantwortet oder direkt weiterverarbeitet wird, stellt eine echte Herausforderung dar.

Die digitale Poststelle ist die Lösung dieses Problems – und für moderne Unternehmen eine optimale Erweiterung des papierlosen Büros:

Eingehende Post aus allen Kanälen wird durch die digitale Poststelle einheitlich elektronisch erfasst und zielgerichtet weitergeleitet.

Automatisierter Posteingang

Egal ob Nachrichten und Dokumente per E-Mail, Fax, Social Media, Webformulare oder elektronischer Datenübertragung eingehen: Sie alle werden vollständig klassifiziert, vom System etwa als Rechnung oder Serviceanfrage interpretiert und alle wichtigen Daten automatisch extrahiert.

Im Sekundenbruchteil liegen die relevanten Informationen vor.

Schnell reagieren

Das System leitet die extrahierten Informationen automatisch an alle zugeordneten Bearbeiter sowie an angebundene Geschäftsprozesse weiter: Die Informationen stehen transparent und in einheitlich digitalisierter Form zur Verfügung.

Durch das angebundene Dokumentenmanagement können Informationen etwa im CRM, ERP oder in der Finanzbuchhaltung direkt weiterverarbeitet werden.

Effiziente & sichere Datenbearbeitung

Ihr Erfolg dank digitalisierten Poststelle: Maximale Effizienz, Kontrolle und Transparenz.

Die Reaktionszeit auf die einzelne Nachricht im Kontakt mit Kunden und Lieferanten verkürzt sich erheblich. Kosten und mögliche Fehlerquellen durch die manuelle Weitergabe und Übertragung sind maßgeblich reduziert.

Gleichzeitig werden die Informationen inklusive aller E-Mails automatisiert ins Dokumentenarchiv überführt und sind dort in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Anforderungen archiviert und jederzeit mit minimalem Aufwand abrufbar.

Dokumentenmanagement und Archivierung von Dokumenten

Das Dokumentenmanagement und die Archivierung von Dokumenten müssen vielerlei Anforderungen genügen. Sensible Kunden- und Unternehmensdaten sollten Sie nur einem Anbieter anvertrauen, der diese Anforderungen vollständig erfüllt. Wir legen Wert darauf, den hohen Ansprüchen unserer Kunden vollständig gerecht zu werden.

Dafür ist es jedoch Voraussetzung, dass Sie die zur Verfügung stehenden Daten strukturiert auswerten und nach einheitlichen Maßstäben klassifizieren und bewerten können.

Um diese Anforderungen erfüllen zu können, genügen isolierte oder lückenhaft gewachsene Archivierungslösungen nicht. Wir stellen Ihnen eine zentrale Archivierungs-Infrastruktur zur Verfügung.

So speichern Sie Ihre Informationen zentral, sicher und strukturiert. Alle Daten sind jederzeit für den direkten Zugriff verfügbar und können systematisiert ausgewertet werden.

Wichtige Fragen

Wie werden E-Mails, Ablageordner und eigene, im Unternehmen erstellte Dokumente archiviert?

Sie sollten alle Dokumente möglichst zentral und mit zugehörigen Metadaten auf einer professionellen Datenbank ablegen. So finden Sie Informationen bei der Recherche schnell und zuverlässig wieder.

Stellen Sie bei der Entscheidung für einen Cloud-Anbieter sicher, dass dieser seine Server in Deutschland betreibt. So sind Ihre Daten dauerhaft verfügbar.

Welche elektronischen Dokumente beinhalten unternehmenswichtige Informationen?

Die Datenbestände in den Unternehmen wachsen enorm. Doch liegen die größte Herausforderungen nicht im Volumenwachstum, sondern in der Fähigkeit, die Daten bezüglich ihrer Wichtigkeit und Vertraulichkeit richtig einzuordnen. Die automatisierte Klassifizierung liefert hier den entscheidenden Beitrag.

Wie lange müssen digitale Dokumente archiviert werden? Welche gesetzlichen Bestimmungen sind auf digitalisierte Unterlagen anwendbar?

Grundsätzlich gelten für digitale Dokumente die gleichen Aufbewahrungspflichten wie für Papierdokumente. Je nach Art des Dokuments gelten Aufbewahrungsfristen von sechs und zehn Jahren.

Welche Möglichkeiten gibt es, zum Schutz der Informationen sicherzustellen, ob, wie und durch wen ein Dokument verändert oder bearbeitet wurde?

Die zentrale, automatisierte und revisionssichere Archivierung bildet die Grundlage einer effizienten Compliance-Strategie. Das Retention Management steuert hierbei die Lebensdauer von Informationen. Das Archiv wacht über Aufbewahrungsfristen der Dokumente und unterstützt damit Anwendungssysteme, die diese Funktion nicht bieten. Einmal im Archiv, ist ein Dokument nicht mehr veränderbar.

Akzeptieren Finanzämter digitale Unterlagen?

Ja. Finanzämter nehmen seit über zwanzig Jahren auch digitalisierte Unterlagen an, einige Unterlagen müssen sogar in elektronischer Form eingereicht werden.

http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.html gescannt und gespeichert sein, unter anderem in technisch nicht veränderbaren Einzeldokumenten.

Das Wichtigste ist hier eine individuelle Verfahrensdokumentation. Aus dieser muss klar hervorgehen, wie das Unternehmen sicherstellt, dass zu keinem Zeitpunkt eine Manipulation der Dokumente möglich ist.

Sind digitale Dokumente vor Gericht zugelassen?

Kommt darauf an. Im Handels- und Steuerrecht sind digitalisierte Unterlagen anerkannt. Bei Zivilprozess- und Haftungsverfahren wird im Einzelfall geprüft, ob den Dokumenten vertraut wird.

Voraussetzung hierfür ist die regelmäßige elektronische Aufzeichnung mithilfe einer kennzeichnenden Dokumentierungssoftware. Erst bei voneinander abweichenden elektronischen Versionen der streitenden Parteien wird das Papieroriginal angefordert.

Welche Dokumente benötige ich weiterhin auf Papier?

Wichtige Urkunden, notarielle Beglaubigungen, Verträge und Unterlagen mit Prägemuster oder Wasserzeichen müssen unbedingt weiterhin im Original aufbewahrt werden, um Ihre Gültigkeit zu bewahren.

Wie werden meine Scans rechtssicher?

http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Monatsberichte/2015/04/Inhalte/Kapitel-3-Analysen/3-2-steuerliche-buchfuehrungs-und-aufzeichnungspflichten.html Hierfür müssen die Informationen unter anderem in technisch nicht veränderbaren Einzeldokumenten gespeichert werden.

Was tue ich mit den Papieroriginalen?

In bestimmten Einzelfällen, etwa bei Urkunden, notariellen Beglaubigungen oder wichtigen Verträgen, sollten Sie die Papieroriginale für den Fall einer möglichen Vorlage vor Gericht zusätzlich aufbewahren.

Andere Unterlagen, die Sie zuverlässig digital gesichert haben, können Sie entsorgen. Hierfür gibt es spezialisierte lokale Anbieter, die auch große Mengen entsorgen.

Vertrauliche Unterlagen sollten Sie unbedingt schreddern.

In welchem Format soll ich Dokumente abspeichern?

Experten empfehlen schreibgeschützte PDFs oder TIFFs. Diese Formate sind standardisiert und werden auch in vielen Jahren noch ausgelesen werden können.

Was kommt als nächstes?

Sie möchten eine Umstellung Ihrer Unternehmensorganisation in Angriff nehmen?

Dann können Sie sich über staatliche Zuschüsse freuen. Die Einrichtung eines zentralen Dokumenten-Management-Systems sowie digitaler Archivierungslösungen werden auf Antrag vom Staat gefördert.

Weitere Informationen hierzu http://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Artikel/Digitale-Welt/foerderprogramm-go-digital.html