Was ist ein Purchase-to-Pay-Prozess?
Unter einem Purchase-to-Pay-Prozess versteht man den Prozess vom Versand einer Bestellung
bis zur Begleichung der offenen Verbindlichkeit beim Lieferanten. Der
Purchase-to-Pay-Prozess ist daher der Beschaffungsseite in einem Unternehmen zuzuordnen. In
manchen Fällen wird der Purchase-to-Pay-Prozess auch als Procure-to-Pay-Prozess bezeichnet.
auf der Vertriebsseite ist der Order-to-Cash-Prozess das Äquivalent des
Purchase-to-Pay-Prozesses.
Die folgende Abbildung erklärt Ihnen, wie ein Purchase-to-Pay-Prozesses mit unserer Lösung
optimal abläuft:
- Bestellung (Orders)
- Bestellbestätigung (ORDRSP)
- Lieferavis (DESADV)
- Waren
- Warenempfangsbestätigung (RECADV
- Rechnung (INVOIC)
- Zahlungsavis (REMADV)
Moderne Purchase-to-Pay-Prozesse werden mit digitaler Datenverarbeitung abgewickelt. Die
automatisierte Verarbeitung sämtlicher eingehenden Rechnungen und Geschäftsdokumente in
einem smarten Posteingang garantiert optimale Prozesse im Rechnungswesen. Dadurch ist es
möglich klassische Papierdokumente und unterschiedliche elektronische Dokumente zwischen den
IT-Systemen der beteiligten Partner auszutauschen, bei minimaler menschlicher Interaktion.
Typischerweise, versendet der Kunde eine elektronische Bestellung an den Lieferanten. Der
Lieferant kann die Bestelldaten direkt in sein ERP-System übernehmen und führt eine Prüfung
der Bestellung durch.
Je nachdem ob der Lieferant die Bestellung akzeptiert oder nicht, wird eine positive oder
negative Bestellantwort retourniert. In der Bestellantwort kann der Lieferant angeben, ob er
die Bestellung akzeptiert, mit Änderungen akzeptiert oder die Bestellung ablehnt. In manchen
Fällen kann der Kunde die ursprüngliche Bestellung noch ändern. Zu diesem Zweck wird vom
Kunden eine Bestelländerung an den Lieferanten versendet. Eine Bestelländerung wird
ebenfalls mit einer Bestellbestätigung bestätigt.
Vor dem Versand der Ware versendet der Lieferant ein Lieferavis an den Kunden. Mit Hilfe des
Lieferavis wird der Kunde über die bevorstehende Lieferung informiert und kann seine
Eingangslogistik entsprechend vorbereiten – z.B. Lagerfläche bereitstellen.
Nach der Vereinnahmung der Waren auf Seiten des Kunden retourniert dieser eine
Warenempfangsbestätigung an den Lieferanten. Damit können Abweichungen an den Lieferanten
kommuniziert werden, die sich durch Lieferverlust oder nicht akzeptierte Ware ergeben
können.
Nach erfolgter Lieferung versendet der Lieferant eine Rechnung an den Kunden. Nach der
Zahlung der Rechnung erhält der Lieferant ein Zahlungsavis vom Kunden.
Je nach Anwendungsszenario und Komplexitätsgrad des Prozesses können unterschiedliche
Dokumenttypen zur Anwendung kommen. Jetzt können mit unserer Lösung auch unsortierte,
unstrukturierte Rechnungen oder Gutschriften automatisch verarbeitet werden.
Purchase-to-Pay-Prozess in einem SAP ERP-System
Für die effiziente Umsetzung eines Purchase-to-Pay-Prozesses bedarf es einer Unterstützung
im ERP-System. ERP-Systeme wie SAP ERP bieten eine sehr gute Unterstützung für die
verschiedenen Arten von Purchase-to-Pay-Prozessen und die notwendigen Dokumenttypen – egal
ob Papierrechnung oder elektronische Rechnung. Bei SAP ERP werden die Order-to-Cash-Prozesse
vom MM-Modul unterstützt. Bei Rechnungen kann es zusätzlich Abhängigkeiten zum FI-Modul
geben - vor allem bei Rechnungen ohne Bestellbestätigung.
