Was ist ein Order-to-Cash-Prozess?
Ein Order-to-Cash-Prozess ist der Prozess vom Eingang einer Kundenbestellung bis zur
Bezahlung durch den Kunden – dank moderner Technologie können nun auch unstrukturierte Daten
automatisiert verarbeitet werden.
Der Order-to-Cash-Prozess ist aus Lieferantensicht auf den Bestellprozess der Vertriebsseite
in einem Unternehmen zuzuordnen. Auf der Beschaffungsseite stellt der Purchase-to-Pay-Prozess das
Äquivalent des Order-to-Cash-Prozesses dar.
Moderne Order-to-Cash-Prozesse werden mit Hilfe von elektronischer Datenverarbeitung
abgewickelt. Anstelle von Papierdokumenten werden elektronische Dokumente zwischen
beteiligten Unternehmen, Lieferanten und Kunden ausgetauscht, ohne dass es einer
menschlichen Intervention bedarf. Dabei kann der Lieferant die Bestellung automatisch in
seinem ERP-System verarbeiten und die Bereitstellung der Waren veranlassen.
- Bestellung (Orders)
- Bestellbestätigung (ORDRSP)
- Lieferavis (DESADV)
- Waren
- Warenempfangsbestätigung (RECADV
- Rechnung (INVOIC)
- Zahlungsavis (REMADV)
Um dem Kunden zu signalisieren, ob die Bestellung akzeptiert und mit Änderungen akzeptiert
oder abgelehnt wurde, wird eine Bestellbestätigung retourniert. Weiterhin kann es je nach
Industrie und Anwendungsgebiet eine zu Änderung der Bestellung kommen. Eine Bestelländerung
wird ebenfalls mit einer Bestellbestätigung quittiert.
Bevor die Waren an den Kunden versendet werden, wird ein elektronischer Lieferavis an den
Kunden versendet. Damit wird der Kunde über die bevorstehende Lieferung informiert und kann
seine Eingangslogistik entsprechend planen.
Nach dem Erhalt der Waren bestätigt der Kunde auf seiner Seite die vereinnahmte Menge mit
Hilfe einer Warenempfangsbestätigung. Damit hat der Kunde die Möglichkeit Abweichungen an
den Lieferanten zu kommunizieren. Derartige Abweichungen können sich durch Verlust der Ware
(Ware ging z.B. auf dem Weg verloren) oder Qualitätsmängel (Ware wird aufgrund von
mangelnder Qualität nicht akzeptiert) ergeben.
Nachdem die Waren vom Kunden erhalten wurden, versendet der Lieferant die elektronische
Rechnung. Um dem Lieferanten die erfolgte Zahlung zu signalisieren, wird vom Kunden ein
Zahlungsavis versendet.
Je nach Industrie und Anwendungsszenario können unterschiedliche Dokumenttypen zur Anwendung
kommen. Beim modernen Input Management geht es darum, dass unstrukturierte Dokumente
automatisiert verarbeitet werden können. Ein intelligenter, digitaler Posteingang kann
Dokumente mit unterschiedlichen Formaten und Attributen aus unterschiedlichen Kanälen
gleichermaßen verarbeiten.
Ein strukturierter EDI (Electronic Data Interchange) ist damit nicht mehr zwingend nötig
ist. Siehe hierzu auch den Überblick über die gängigen EDI-Dokumenttypen im Handel und den
Überblick über die gängigen EDI-Dokumenttypen in der Automobilindustrie.
Order-to-Cash-Prozess in einem SAP ERP-System
Um Order-to-Cash-Prozesse effizient umzusetzen, bedarf es einer entsprechenden Unterstützung
im ERP-System. Moderne ERP-Systeme wie SAP ERP unterstützen verschiedene Arten von
Order-to-Cash-Prozessen, aber auch die verschiedenen EDI-Dokumenttypen.
Im Falle von SAP ERP werden die Order-to-Cash-Prozesse vom SD-Modul (Sales & Distribution)
unterstützt, wobei es hinsichtlich der eingehenden Rechnung auch Abhängigkeiten zum FI-Modul
(Finance) gibt. Die wichtigsten Konzepte des SAP SD-Moduls haben wir bereits in einem
vorherigen Beitrag vorgestellt.
