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Home > Archivierung > Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement

Um ein umfassendes Dokumentenmanagement in Ihrem Unternehmen zu bewerkstelligen, sind wir der optimale Partner für Sie. Alle Dokumente lassen sich mit unserer Lösung zum Dokumentenmanagement optimal digitalisieren und sicher archivieren. Durch unsere Lösung bietet sich Ihnen die Möglichkeit die Prozesse und den Workflow in Ihrem Unternehmen nachhaltig zu verbessern. Dies sorgt nicht nur für eine Entlastung Ihrer Mitarbeiter, sondern auch für einen besseren und schnelleren Kundenservice. Unsere Lösung im Bereich Dokumentenmanagement umfasst neben der sicheren und schnellen Archivierung von Dokumenten ein umfangreiches Formularmanagement und eine Posteingangsoptimierung. Somit stellen Sie Ihr Unternehmen zukunftssicher auf und können sich allen Anforderungen des Gesetzgebers und der vorherrschenden Compliance-Richtlinien gewachsen zeigen. Unser einfach zu integrierendes System ist so flexibel, dass Änderungen bei Richtlinien und Gesetzen schnell umgesetzt werden können, ohne eine direkte Veränderung des Systems vornehmen zu müssen. Durch ein vollumfängliches Dokumentenmanagement sparen Sie bares Geld, da wertvolle Arbeitszeit nicht mehr bei der Suche nach Dokumenten oder bei der Archivierung verschwendet wird.

Dokumentenmanagement hilft bei

Archivierung Dokumenten
Archivierung Posteingangsoptimierung Posteingangs-
optimierung Formularmanagement Formular-
management

Archivierung von Dokumenten

Unified Archiving

Mit dem Unified Archiving zum Dokumentenmanagement erhalten Sie die Möglichkeit alle Dokumente, Formulare und Daten zentral und einheitlich zu archivieren und zu managen. In vielen Unternehmen werden für unterschiedliche Abteilungen und Arbeitsbereiche eigene, in sich geschlossene Archive genutzt. Verknüpfungen der Informationen und Inhalte sind somit nur unter großem Aufwand zu realisieren. Mit dem Unified Archiving bieten wir Ihnen als Partner die Möglichkeit, ein einheitliches und zentral zu organisierendes und zu steuerndes Archiv zum Informations- und Dokumentenmanagement zu installieren, welches Ihnen jederzeit Zugriff auf alle relevanten Dokumente und Informationen gewährt. Dank einer zentralen Volltextsuche können Sie relevante Informationen in kürzester Zeit abrufen, katalogisieren und in Zusammenhang mit anderen Informationen setzen.

  • Einheitliche Basis für Archivierung
  • Daten aus File-System archivieren
  • SharePoint-Inhalte Compliance-gerecht archivieren
  • E-Mailarchivierung
  • ERP Systeme verbinden

Smart CAPTURE

Mit Smart Capture steht Ihnen ein Werkzeug zum Dokumentenmanagement zur Verfügung, welches viele Abläufe in Ihrem Unternehmen verschlankt und beschleunigt. Smart Capture ist eine App für Android und iOS, welche sowohl auf Tablets als auch auf Smartphones nutzbar ist. Über die Kamera dieser mobilen Endgeräte können Dokumente und Formulare in Sekunden eingescannt und direkt an Ihr Unternehmen versandt und in das Dokumentenmanagement übernommen werden. So stehen die Daten aus den Dokumenten sofort zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung und können dementsprechend deutlich schneller als auf dem Postweg bearbeitet werden. Von der AU-Bescheinigung Ihrer Mitarbeiter bis zu Rechnungen oder Reisekostenbelegen lassen sich die unterschiedlichsten Dokumente sofort und mit der entsprechenden Kennzeichnung an Ihr Unternehmen übermitteln.

  • Verfügbar für iOS und Android
  • Intelligente Benutzerführung
  • Automatisches Auslösen der Kamera
  • White Label App - flexibles Branding gemäß Corporate Design
  • Kontrolle der Bildqualität
  • Flexibler Einsatz für alle Dokumente und Prozesse
  • Höchste Sicherheits- und Datenschutzstandards
  • Einfache Bedienung
Mehr erfahren ▸
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Corporate Governance

Machen Sie es gleich richtig - BITinfo hilft ihnen dabei die Anforderungen des Gesetzgebers unternehmensgerecht umzusetzen.

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Wir beraten Sie gerne

Ich habe die Datenschutzbestimmungen zur Kenntnis genommen.
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Compliance

Eine Masse an Regelungen und Gesetzesvorgaben bricht in den letzten Jahren über Unternehmen herein. So wird natürlich die Vorgehensweise in der IT verändert. Die Menge an neuen Vorgaben ist für kleine Unternehmen meist unüberschaubar. Wie kann die Unternehmens-IT damit umgehen?
Die IT sollte sich auf das Wesentliche konzentrieren. Erfüllen Sie Compliance-Vorgaben sowie gesetzliche Vorgaben durch die Implementierung einer unternehmensweiten Archivierungs- und Compliance-Infrastruktur.

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Unified Information Governance

Unified Information Governance hilft Ihnen dabei Daten ihrem Wert entsprechend zu behandeln. Zusätzlich vereinen unsere Lösungen drei Aspekte: Effizienz, Wertzuwachs und Risikominimierung. Das Ziel unserer Lösungen ist es, Daten automatisch gemäß ihrem Wert für das Unternehmen zu behandeln. Durch unseren wertorientierter Ansatz können Sie das Grundübel im Informationsmanagement, die fehlende Datenklassifizierung, beseitigen.

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Klassifizierung

In Unternehmen wächst die Menge an Daten enorm. Letztendlich liegen die wirklichen Herausforderungen vor allem in der Fähigkeit, die Daten gemäß ihrer Wichtigkeit, Vertraulichkeit etc. einzuordnen und nicht im Wachstum der Datenmenge. Durch unsere automatische Datenklassifizierung erhalten Sie hierbei entscheidende Hilfe.

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GRC Solutions

Die Entlastung von Mitarbeitern und Führungskräften von zeitintensiven Routineprozessen im Bereich Governance sowie Risk & Compliance ist eine große Herausforderung. Durch unsere Lösungen werden Ihre Mitarbeiter beim ordnungsgemäßen und effektiven Behandeln von Daten, gemäß der individuellen Anforderungen und nach den relevanten Vorschriften (HGB, AO, GoBS, GdPDU, etc.), unterstützt.

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Urlaubs- & Abwesenheitsworkflow

Durch unsere Lösungen erreichen Sie einerseits eine Qualitätsverbesserung und andererseits eine Kostenreduktion in Bezug auf Ihre Urlaubs - und Abwesenheitsplanung. Die einfache Integration unserer Lösungen in die bestehende IT Systeme ist ein weiterer Vorteil unserer Lösungen für den Urlaubs- & Abwesenheitsworkflow.

  • Einheitliche Basis für Archivierung
  • Daten aus File-System archivieren
  • SharePoint-Inhalte Compliance-gerecht archivieren
  • E-Mail Archivierung
  • ERP Systeme verbinden

Posteingangsoptimierung

Intelligent Customer
Response Management

Digital Mailroom

Die Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern wird mittlerweile zum größten Teil per E-Mail gelöst. Das immer größer werdende E-Mail-Aufkommen sorgt allerdings für eigene Probleme und beschäftigt die Mitarbeiter der meisten Unternehmen übermäßig stark. Mit dem Intelligent Customer Response Management von BITinfo hingegen können sie diese Probleme einfach umgehen. Denn unser Intelligent Customer Response Management in Kombination mit der Posteingangsoptimierung erlaubt es Ihnen alle Korrespondenzen im Dokumentenmanagement digital und schnell zu bearbeiten. So werden über die Posteingangsoptimierung alle eingehenden Schriftstücke als digitalisierte Kopie in Ihr Dokumentenmanagement aufgenommen und können somit exakt gespeichert und mit den zugehörigen Geschäftsvorgängen verknüpft werden.Unser Intelligent Customer Response Management erlaubt sowohl eine standardisierte als auch eine individuelle Beantwortung von E-Mails und Korrespondenzen und kann somit einen Teil der Arbeitszeit deutlich effizienter gestalten. Dank des transparenten Monitorings der verschiedenen Prozesse können Sie unterschiedliche Service Level Agreements problemlos überwachen und bei Bedarf steuern. Auch eine Individualisierung der unterschiedlichen Workflows nach Abteilung oder Standort kann durch unser Intelligent Customer Response Management problemlos realisiert werden.

  • Multiperspektivische Einordnung der E-Mails in Geschäftsprozesse
  • Automatische Klassifikation und Weiterleitung (Routing)
  • Inhaltlich korrekte und formal konsistente Kommunikation
  • Standardisierte und bei Bedarf individualisierte E-Mail-Beantwortung
  • Kosteneffizienz durch zielgerichtete Verarbeitung der E-Mails
  • Prozesstransparenz durch detailliertes Monitoring und Reporting
  • Rechtskonforme revisionssichere Archivierung

Formularmanagement

Das Formularmanagement spielt für viele eine besonders wichtige Rolle. Große und kleine Unternehmen sehen sich zunehmend mit einer immer größeren Zahl an Formularen konfrontiert, welche aufgrund ihrer Heterogenität oftmals mit erheblichem Arbeitsaufwand verbunden sind. Mit dem Formularmanagement von uns gehören diese zeitraubenden Prozesse der Vergangenheit an. Im Rahmen des Formularmanagements werden alle eingehenden Formulare automatisch erfasst und verarbeitet. Unsere Software ist eingangskanalunabhängig und umfasst sowohl Formulare in Papierform als auch digital erstellte und ausgefüllte Formulare. Die automatische Formularerfassung erkennt nicht nur die eingetragenen Inhalte und kann diese auslesen, sondern erkennt selbstständig handschriftliche Änderungen an Formularen und zeigt diese ebenfalls deutlich an.

  • Effizientes Formularmanagement
  • Optimierung der Formularerfassung und -verarbeitung
  • Automatisierte Geschäftsvorfälle
  • Eingangskanalunabhängiger Formularleser
  • Optimierte Formulargestaltung
  • Erkennung handschriftlicher Änderungen

Dokumentenmanagement

Alle wichtigen Infos

Das Dokumentenmanagement von BITinfo bietet Ihnen eine umfassende und umfangreiche Lösung, um die unterschiedlichsten Dokumente in Ihrem Unternehmen zentral zu verwalten, zu speichern und zu bearbeiten. Das Dokumentenmanagement besteht aus einer Vielzahl an Lösungen und Optionen, welche exakt auf Ihre Ansprüche zugeschnitten und an Ihre Unternehmensprozesse angepasst werden können. Unsere Software bietet somit die Lösung für viele der im Unternehmen anfallenden Probleme und sorgt dank ihrer einfachen Integration und der schnellen Anwendbarkeit für höchste Zufriedenheit bei Ihren Mitarbeitern und Ihren Kunden.

Somit lässt sich mit einem professionellen Dokumentenmanagement die tägliche Arbeit deutlich effizienter und vor allem schneller gestalten. Einfach, schnell und unkompliziert dank der Lösung von BITinfo.

Unsere Lösungen

  • Archivierung von Dokumenten Archivierung von
    Dokumenten
  • Posteingangsoptimierung Posteingangs-
    optimierung
  • Formularmanagement Formular-
    management

Sicher in die Zukunft mit Bitinfo

Wir beraten Sie gerne