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E-Mail Archivierung

Eine moderne und zeitgemäße E-Mail Archivierung erlaubt es Ihnen einen schnelleren Zugang zu Ihren Korrespondenzen zu erhalten, ohne dabei die Übersichtlichkeit und die Arbeitsgeschwindigkeit zu vermindern. Die von BITinfo angebotene Form der E-Mail Archivierung erlaubt es Ihnen nicht nur die E-Mails umfangreich zu archivieren und somit entsprechend der Gesetze aufzubewahren, sondern diese auch einfacher zu sortieren und zu bezeichnen. Die Lösung von BITinfo bietet Ihnen keine in sich geschlossene Insellösung, sondern eine flexible und übergreifende Plattform, die in die verschiedensten Evaluierungsprozesse und Software-Prozesse optimal eingebunden werden kann und sowohl für Mac- als auch Windows-Systeme nutzbar ist. So bleibt Ihr Unternehmen flexibel und kann sich an die immer neuen Herausforderungen der Zukunft optimal anpassen.

Herausforderung

Die moderne E-Mail-Kommunikation ist in beständigem Wachstum und nimmt immer größere und komplexere Züge an. Vor allem der Speicherbedarf der E-Mails wächst jährlich um bis zu 30 Prozent. Kein Wunder, dass herkömmliche Lösungen die Infrastruktur von Mailservern und Archivierungssystemen schnell überlasten.

Mit BITinfo können Sie diesem Teufelskreis entgehen und dabei bares Geld sparen. Denn die immer höheren Kosten für die Infrastruktur, deren Wartung und die Arbeitszeit für diese Bereiche können mit der E-Mail-Archivierung von uns drastisch und nachhaltig reduziert werden. Mit der Digitalisierung 4.0 steht Ihnen eine umfassende Möglichkeit zur Verfügung die Archivierung von Dokumenten und E-Mails sowohl zu vereinfachen, als auch die Strukturierung und Ordnung Ihrer Archive zu verbessern. Denn Sie müssen laut Gesetz und verschiedener Compliance-Vorgaben die E-Mail Archivierung so durchführen, dass die archivierten E-Mails sicher gespeichert und für eventuelle Anfragen und Suchen leicht aufzufinden sind. Unsere Lösung ermöglicht dies.

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Corporate Governance

Machen Sie es gleich richtig - BITinfo hilft ihnen dabei die Anforderungen des Gesetzgebers unternehmensgerecht umzusetzen.

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Wir beraten Sie gerne

Ich habe die Datenschutzbestimmungen zur Kenntnis genommen.
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Compliance

Eine Masse an Regelungen und Gesetzesvorgaben bricht in den letzten Jahren über Unternehmen herein. So wird natürlich die Vorgehensweise in der IT verändert. Die Menge an neuen Vorgaben ist für kleine Unternehmen meist unüberschaubar. Wie kann die Unternehmens-IT damit umgehen?
Die IT sollte sich auf das Wesentliche konzentrieren. Erfüllen Sie Compliance-Vorgaben sowie gesetzliche Vorgaben durch die Implementierung einer unternehmensweiten Archivierungs- und Compliance-Infrastruktur.

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Unified Information Governance

Unified Information Governance hilft Ihnen dabei Daten ihrem Wert entsprechend zu behandeln. Zusätzlich vereinen unsere Lösungen drei Aspekte: Effizienz, Wertzuwachs und Risikominimierung. Das Ziel unserer Lösungen ist es, Daten automatisch gemäß ihrem Wert für das Unternehmen zu behandeln. Durch unseren wertorientierter Ansatz können Sie das Grundübel im Informationsmanagement, die fehlende Datenklassifizierung, beseitigen.

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Klassifizierung

In Unternehmen wächst die Menge an Daten enorm. Letztendlich liegen die wirklichen Herausforderungen vor allem in der Fähigkeit, die Daten gemäß ihrer Wichtigkeit, Vertraulichkeit etc. einzuordnen und nicht im Wachstum der Datenmenge. Durch unsere automatische Datenklassifizierung erhalten Sie hierbei entscheidende Hilfe.

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GRC Solutions

Die Entlastung von Mitarbeitern und Führungskräften von zeitintensiven Routineprozessen im Bereich Governance sowie Risk & Compliance ist eine große Herausforderung. Durch unsere Lösungen werden Ihre Mitarbeiter beim ordnungsgemäßen und effektiven Behandeln von Daten, gemäß der individuellen Anforderungen und nach den relevanten Vorschriften (HGB, AO, GoBS, GdPDU, etc.), unterstützt.

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Urlaubs- & Abwesenheitsworkflow

Durch unsere Lösungen erreichen Sie einerseits eine Qualitätsverbesserung und andererseits eine Kostenreduktion in Bezug auf Ihre Urlaubs - und Abwesenheitsplanung. Die einfache Integration unserer Lösungen in die bestehende IT Systeme ist ein weiterer Vorteil unserer Lösungen für den Urlaubs- & Abwesenheitsworkflow.

  • Einheitliche Basis für Archivierung
  • Daten aus File-System archivieren
  • SharePoint-Inhalte Compliance-gerecht archivieren
  • E-Mail Archivierung
  • ERP Systeme verbinden

E-Mail Archivierung Ihre Vorteile

E-Mail Archivierung

Sicher in die Zukunft

Die Zukunftssicherheit spielt beim E-Mail-Verkehr eine wichtige Rolle. Die immer größeren Mengen an E-Mails sorgen für eine Überlastung vieler bestehender E-Mail-Infrastrukturen und werden somit auch zu einer Gefahr für eine umfassende E-Mail Archivierung. Unser System bietet Ihnen eine Lösung, die Sie bereit für die Zukunft macht und dank ihrer hohen Flexibilität auch mit steigenden Anforderungen problemlos interagieren kann.

Darüber hinaus bietet unsere Software zur E-Mail Archivierung viele Features und Vorteile, welche Sie nicht nur jetzt, sondern auch in Zukunft schätzen werden. Dank der sehr einfachen und übersichtlich strukturierten Form der E-Mail Archivierung können Sie viele Aufgabenbereiche in Ihrem Unternehmen nachhaltig verschlanken und entlasten.

E-Mail Archivierung

Unkomplizierte Integrierung

Unsere Software zur Email-Archivierung ist sowohl für Mac- Systeme als auch Windows-Systeme erhältlich und nutzbar, sodass Ihre Mitarbeiter wie gewohnt in den bekannten Strukturen weiterarbeiten können. Diese hohe Flexibilität erlaubt die E-Mail Archivierung auch unter Misch-Systemen, welche mit den unterschiedlichsten Betriebssystemen interagieren müssen.

Darüber hinaus sparen Sie durch die Nutzung der E-Mail Archivierung von uns bares Geld. Denn die Kosten für die IT-Infrastruktur für den Bereich Mail lassen sich mit dieser einfachen und dennoch äußerst komplexen Lösung optimal steuern.

E-Mail Archivierung

Für alle gesetzlichen Vorgaben gerüstet

Bei der E-Mail Archivierung müssen Sie als Unternehmen verschiedene Vorgaben achten. Gesetz und Compliance-Richtlinien geben genau vor, wie lange und in welchem Maß Ihr Schriftverkehr aufbewahrt werden muss. Mit unserer E-Mail Archivierung stellt dies für Sie keine Herausforderung mehr da.

Sie können den Information LifeCycle nun problemlos und umfassend steuern und regulieren und sich somit problemlos an veränderte gesetzliche Vorgaben anpassen. Dank einer zentralen Steuerung können Sie die Dokumente hinsichtlich Ihrer Aufbewahrungspflichten katalogisieren und Kartei- und Daten-Leichen vermeiden. Bei Bedarf können Sie auf die gewünschten Dokumente schnell und in vollem Umfang zurückgreifen und sich die spezifische Korrespondenz inklusive aller Anhänge zu einem Prozess problemlos reproduzieren.

BITinfo Ihr Partner für E-Mail Archivierung

Funktionsweise

Damit die Lösung zur E-Mail Archivierung von BITinfo ihr volles Potenzial entfalten kann, wird diese serverseitig in die bereits bestehende Infrastruktur Ihrer IT eingebunden. Durch diese Lösung kann unsere Software optimal mit den verschiedenen E-Mail-Clients zusammenarbeiten und sowohl mit Windows- als auch Mac-Systemen kompatibel und flexibel arbeiten. Mit BITinfo als Partner für die Zukunft steigern Sie nicht nur die Stabilität Ihrer E-Mail-Infrastruktur und verschlanken Ihre E-Mail Archivierung, sondern bieten Ihren Mitarbeitern einen einfachen und unkomplizierten Zugang zu den verschiedenen Archiven. Um den Umgang mit der E-Mail Archivierung zu vereinfachen, ist unsere Lösung mit einer umfangreichen Such- und Recherche-Option ausgestattet. Somit lassen sich E-Mails aus dem Archiv anhand von Schlüsselwörtern, Daten oder Absendern filtern und auffinden. Zur Verbesserung der Sicherheit und für mehr Arbeitskomfort kann die E-Mail Archivierung sowohl effizient gesichert als auch als Offline-Variante, beispielsweise für die Nutzung am Laptop, eingerichtet werden.

Ihre Vorteile

✔Gesetzes- und Compliance-Konformität
Unsere E-Mail Archivierung sorgt für eine Gesetzes- und Compliance-Konformität auch mit sich verändernden Anforderungen. So passen Sie die Aufbewahrungsfristen und Dokumentationspflichten schnell den veränderten Bedingungen an.

✔Schnelle Integration
Die E-Mail Archivierung lässt sich schnell in Ihr System integrieren und von Ihren Mitarbeitern ohne Umstellung nutzen

✔Kosten einsparen
Die umfassende E-Mail Archivierung spart bares Geld sowohl für die benötigte Infrastruktur als auch für die eingesetzten Mitarbeiter.

✔Optimierte Suchvorgänge
Dank integrierter OCR-Engine können Sie die Volltextsuche der E-Mail Archivierung nicht auf die E-Mails, sondern bei Bedarf auch auf die archivierten Anhänge ausdehnen.

Sicher in die Zukunft mit Bitinfo

Wir beraten Sie gerne